Que es jerarquizar la informacion

Priorización de proyectos de TI: Cómo decidir en qué trabajar y en qué orden

La priorización eficaz pasa por comprender el alcance total de lo que hay que hacer: incluso las tareas más mundanas deben anotarse y tenerse en cuenta. Para tener una visión completa, es una buena idea incluir tanto las tareas personales como las del día de trabajo en una sola lista de tareas. Todo, desde recoger la ropa de la tintorería hasta programar una reunión individual con tu jefe, debe quedar recogido en el mismo lugar.

Una vez anotado todo, se suele priorizar en función de la importancia, la urgencia, la duración y la recompensa de cada tarea. Aunque pueda parecer una estrategia de gestión del tiempo inmediata, la priorización es clave para alcanzar los objetivos a largo plazo. Entender para qué estás trabajando realmente -ya sea un ascenso, un proyecto terminado o un cambio de carrera- te ayuda a identificar las tareas más pertinentes para esos resultados futuros.

Puede ser una buena idea dividir estos objetivos más amplios en otros más pequeños, relacionados con el tiempo. Por ejemplo, un objetivo anual puede descomponerse en listas de tareas mensuales, que a su vez dan lugar a tareas semanales, prioridades diarias, etc. Según el diccionario Merriam-Webster, la definición de priorización es «organizar las cosas de manera que lo más importante se haga o se trate primero».

A veces, esto implica organizar un grupo de tareas, o cosas que necesitan ser completadas, y clasificarlas de acuerdo con diferentes factores que incluyen, pero no se limitan a, la criticidad, si es o no sensible al tiempo, y cuánto tiempo se necesita para completar cada una. Esto nos ayuda a determinar en qué debemos centrarnos para lograr la máxima productividad y conseguir más. Parece que hay dos formas comunes de ver la priorización: Establecer prioridades es necesario para completar todo lo que hay que hacer.

El establecimiento de prioridades es importante porque le permite dedicar su atención a las tareas que son importantes y urgentes para poder centrarse después en las tareas de menor prioridad. Si no se toma el tiempo necesario para priorizar, tendrá problemas para hacer las cosas a tiempo, se estresará pensando en cómo va a terminar todo lo que tiene en su lista de tareas y no será productivo. Piénsalo así.

Todo el mundo tiene cosas que necesita hacer. A menudo, la gente lleva la cuenta de todo lo que tiene que hacer creando una lista. Si bien, una lista puede ser eficaz para ver una vista de pájaro de usted necesita tomar esos elementos y averiguar lo que usted necesita para centrarse en AHORA con el fin de hacer las cosas, trabajar de manera eficiente, y ahorrar tiempo y energía.

Para determinar lo que hay que hacer ahora, debes revisar todas tus tareas pendientes y hacerte un par de preguntas. Por ejemplo, una tarea de trabajo probablemente deba entregarse en la fecha prevista para evitar que tu jefe te reprenda, es una prioridad urgente, y trabajar en ella es probablemente más importante que ver tu programa de televisión favorito a las 20:00 horas, una prioridad no obligatoria. A la hora de priorizar, también es importante tener en cuenta el lugar que ocupa cada elemento en comparación con otros.

Además, hay una variedad de métodos de priorización específicos de los que hablamos en este artículo para ayudarle a priorizar. Del mismo modo, como parte de la recopilación de información, es útil entender qué factores motivan cada proyecto. Por ejemplo, ¿un proyecto se centra en obtener una ventaja competitiva, un beneficio financiero, la mejora de los procesos, la normativa legal o fiscal, la mejora de la calidad, la reducción de los riesgos o el crecimiento de la empresa?

Entender qué factores motivan cada proyecto es una información importante que su equipo debe tener antes de encargar los proyectos. Otro componente en el que es crucial pensar es en todo lo que podría afectar a la finalización del proyecto. Por ejemplo, ¿tiene un proyecto que sólo puede terminarse una vez que otro equipo haya completado una tarea?

¿O uno que depende de factores que están fuera del control de la empresa? Si es así, es importante identificar esos problemas para poder tenerlos en cuenta a la hora de evaluar qué proyectos se van a llevar a cabo primero. Una vez que haya reunido la información necesaria, cree un sistema objetivo para sopesar y evaluar los proyectos.

La creación de una matriz basada en criterios es una forma eficaz de hacerlo y de construir un modelo que pueda utilizarse repetidamente. Al hacerlo, su equipo podrá calificar cada proyecto en función de los criterios establecidos, lo que proporcionará un sistema objetivo y basado en datos para priorizar las tareas. Aunque la recopilación y el intercambio de información es una parte esencial del proceso, la creación y utilización de una matriz basada en criterios es quizá la forma más importante de garantizar que la priorización se realice de forma estratégica, objetiva y eficaz.

Para desarrollar la matriz, es necesario involucrar a todas las partes interesadas de TI. Con estas partes interesadas en la mesa, el primer paso es establecer los criterios que se utilizarán para juzgar los proyectos. Estos criterios serán específicos de cada organización y deben estar específicamente adaptados a las prioridades y necesidades de su organizaciónSin embargo, al elaborar estos criterios, es importante asegurarse de que